Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 10 sierpnia 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Feniksin sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w związku z korzystaniem z serwisu feniksin.pl, wysłaniem zapytania, kontaktem z firmą oraz korzystaniem z funkcji serwisowych.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Feniksin sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Pruszkowskiej 17, 02-119 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000972486, NIP 5223226809, REGON 52216414000000.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji praw lub niniejszej Polityki można skontaktować się pod adresem rodo@feniksin.pl. W pozostałych sprawach kontaktowych i handlowych właściwy jest adres biuro@feniksin.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakich celach

Formularz kontaktowy i korespondencja

Możemy przetwarzać imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu, wybrany obszar zapytania, treść wiadomości oraz inne informacje dobrowolnie przekazane w korespondencji.

Dane są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na obsłudze zapytań i komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonania umowy — jeżeli zapytanie do tego prowadzi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa korespondencji — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych — gdy mają zastosowanie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Zaznaczenie pola przy formularzu potwierdza zapoznanie się z Polityką i informacją o przetwarzaniu danych. Nie stanowi zgody marketingowej i nie jest podstawą wysyłania newslettera.

Obsługa umów, urządzeń, gwarancji i serwisu

W związku ze sprzedażą, wdrożeniem, gwarancją lub serwisem możemy przetwarzać dane klienta i jego przedstawicieli, dane kontaktowe, dane rozliczeniowe i dokumentacyjne, a także informacje dotyczące urządzenia, takie jak numer seryjny, nazwa urządzenia, konfiguracja, status, daty sprzedaży i gwarancji, numer dokumentu oraz historia serwisowa.

Dane te przetwarzamy w celu wykonania umowy lub działań przedumownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz prowadzenia dokumentacji, zapewnienia ciągłości obsługi i ochrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Publiczna wyszukiwarka urządzeń

Wyszukiwarka serwisowa wykorzystuje wprowadzony numer seryjny oraz — jeżeli ta funkcja jest włączona — kod urządzenia, aby odszukać właściwy rekord i wyświetlić przeznaczone do publikacji informacje o urządzeniu, jego gwarancji, konfiguracji i historii serwisowej. Wynik może zawierać zamaskowany numer seryjny. Dane wewnętrzne i notatki nieprzeznaczone do publikacji są dostępne wyłącznie dla upoważnionych użytkowników panelu.

Dla ochrony usługi przed automatycznymi próbami system krótkotrwale wykorzystuje skrót adresu IP do ograniczenia liczby zapytań. Licznik jest przechowywany przez około 10 minut. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i dostępności usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Bezpieczeństwo i logi techniczne

Podczas korzystania z serwisu systemy serwera mogą automatycznie rejestrować adres IP, datę i czas żądania, żądany adres URL, kod odpowiedzi, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz dane diagnostyczne. Informacje te służą zapewnieniu bezpieczeństwa, wykrywaniu nadużyć, diagnostyce błędów i utrzymaniu serwisu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Formularz kontaktowy stosuje zabezpieczenia antyspamowe, limit prób powiązany ze skrótem adresu IP przechowywanym około 15 minut oraz skrót treści i adresu e-mail służący do wykrywania duplikatu przez około 10 minut.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do wysłania formularza i udzielenia odpowiedzi. Niepodanie danych potrzebnych do zawarcia lub wykonania umowy, obsługi gwarancji albo identyfikacji urządzenia może uniemożliwić realizację tych czynności.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• upoważnionym pracownikom i współpracownikom Feniksin;
• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania IT, kopii zapasowych i zabezpieczeń, którzy przetwarzają dane na zlecenie administratora;
• dostawcom usług księgowych, prawnych, serwisowych, kurierskich lub producentom i dystrybutorom, jeżeli jest to konieczne do realizacji sprawy;
• organom publicznym, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W aktualnej konfiguracji serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych, które celowo przekazywałyby dane odwiedzających poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w związku z usługami dostawcy doszłoby do przekazania danych poza EOG, administrator zastosuje mechanizm wymagany przez RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, oraz odpowiednie zabezpieczenia.

6. Jak długo przechowujemy dane

• dane z zapytań i korespondencji — przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu i ochrony przed roszczeniami;
• dane związane z umową, rozliczeniami, urządzeniem, gwarancją i historią serwisową — przez czas realizacji usługi, obowiązywania gwarancji, wymagany przepisami oraz potrzebny do zapewnienia ciągłości obsługi i ochrony przed roszczeniami;
• logi i dane bezpieczeństwa — przez okres wynikający z potrzeb diagnostycznych, bezpieczeństwa i konfiguracji hostingu, nie dłużej niż jest to niezbędne do tych celów;
• krótkotrwałe identyfikatory ochronne formularza i wyszukiwarki — przez wskazane powyżej okresy około 10–15 minut.

Okres może zostać przedłużony, jeśli jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązku prawnego.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

W granicach określonych w RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie — jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie; cofnięcie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Żądanie można przesłać na rodo@feniksin.pl. Dla ochrony danych administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

Jeżeli osoba uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o składaniu skarg są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Serwis nie prowadzi profilowania marketingowego.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Publiczna część serwisu nie korzysta obecnie z cookies analitycznych ani reklamowych. Serwis może używać cookies i podobnych mechanizmów ściśle niezbędnych do prawidłowego działania WordPressa, zabezpieczenia formularzy, utrzymania sesji administratora i ochrony panelu. Takie mechanizmy są stosowane w zakresie koniecznym do dostarczenia żądanej usługi.

Użytkownik może przeglądać i usuwać cookies oraz zmieniać ich obsługę w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie wybranych funkcji. Jeżeli w przyszłości zostaną dodane cookies analityczne, funkcjonalne lub marketingowe, wymagające zgody, zostaną uruchomione dopiero po uzyskaniu tej zgody, a Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

10. Linki zewnętrzne

Serwis zawiera odnośniki do stron producentów oraz pobierania narzędzi zdalnego wsparcia. Po przejściu do zewnętrznego serwisu dane są przetwarzane na zasadach określonych przez jego operatora. Samo wyświetlenie strony feniksin.pl nie powoduje osadzenia treści tych podmiotów.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu, ograniczenia liczby prób, zabezpieczenia formularzy, kopie zapasowe i rejestrowanie zdarzeń technicznych. Dostęp do danych jest ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania obowiązków.

12. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany funkcji serwisu, sposobu przetwarzania danych lub przepisów. Aktualna wersja jest publikowana pod adresem feniksin.pl/polityka-prywatnosci/ wraz z datą ostatniej aktualizacji.